O maior desafio das empresas: a comunicação interna

Por trás de muitas dificuldades existe apenas uma causa: a comunicação. As falhas escondem, na maioria das vezes, sérios problemas de relacionamento e de desajuste de foco

Miguel Angelo Filiage *

Toda empresa é única, como todo ser humano. Cada empresa tem sua história, sua cultura, seus valores, sua missão. A comparação com o ser humano é absolutamente justificável e óbvia. Afinal, as empresas são compostas essencialmente de pessoas. E como são compostas de pessoas sofrem – incrível! – do mesmo mal. O mal da falta de comunicação. E eu disse t-o-d-a-s as empresas. Sem exceção. Pode até soar falso ou ingênuo a generalização. Por favor, não façam julgamentos precipitados. Antes de concluir, vamos mergulhar um pouco mais nesse imenso mar de águas profundas. Vamos mergulhar além das espumas das ondas.

Essa constatação – de que todas as empresas sofrem de um mal chamado comunicação – não é nova e nem eu sou o dono dela. Existem vários livros sobre o tema, muita gente vem apontando e estudando o que talvez seja o desafio mais sério das empresas neste final de milênio. Um dos estudiosos do assunto, o guru empresarial norte-americano Peter Russell, chegou a dizer que atualmente cerca de 90% dos problemas das empresas giram em torno da comunicação (da ausência dela). E que a tendência para o próximo milênio é dessa porcentagem aumentar muito mais. Tudo isso eu sabia; tinha, portanto, o conhecimento. Mas ter conhecimento não é o mesmo do que ter a experiência. Com a experiência você vive e, portanto, sabe.

Nos últimos três anos tenho prestado mais atenção a esse dilema da comunicação dentro das empresas. Com a consciência mais desperta para o tema, a gente vive as experiências de maneira mais presente. Com isso se aprende lições fundamentais – exatamente porque passamos a ter consciência do que estamos vivendo.

E é impressionante constatar...realmente Peter Russell e outros gurus têm razão! Quase a totalidade das dificuldades das empresas hoje batem na comunicação. Problemas tecnológicos existem, claro. Mas eles são facilmente detectáveis e rapidamente solucionados. Os problemas de comunicação, no entanto, muitas vezes, nem são considerados ou lembrados – e são eles, exatamente eles, que estão na base dos grandes conflitos dentro das empresas, sabotando decisões, ações e metas. Só que as pessoas – por não terem consciência da magnitude do desafio – acham que as dificuldades de comunicação são problemas menores, não relevantes. E passam a apontar os "grandes dramas" da empresa. Investem grandes doses de energia, dinheiro, treinamento, atenção, preocupação nas... conseqüências!

A causa do conflito, da dificuldade, nem é lembrada. A falta de comunicação, na verdade, se dá em vários níveis, alguns muito sutis. Quando a empresa resolve seus problemas mais grosseiros de comunicação acredita piamente que essa dificuldade deixou de existir. Sim, daquela maneira grosseira, deixou de acontecer. Talvez a providência de um jornal interno tenha solucionado o conflito, junto com mais duas ou três ações. Só que a comunicação é um mundo submarino, imenso. Quando as relações interpessoais dentro da empresa não são muito claras e/ou não resolvidas, a falta de comunicação prolifera de maneira invisível, como um grande saboteador.

Relacionamentos são sempre difíceis. Mas dentro das empresas eles são agravados quando as pessoas, por exemplo, não sabem porquê estão ali trabalhando. Ficam mais complicado também quando acreditam que trabalhar é um mal necessário e, portanto, estão na empresa para sobreviver, para ganhar dinheiro. Nestes casos e em outros, a empresa transforma-se numa arena, no qual as pessoas buscam preservar seus espaços, manter seus poderes – e acreditam que podem se manter nos seus cargos segurando informações, controlando a comunicação. A empresa transforma-se numa arena de grandes e pequenos medos, de grandes e pequenas intrigas. O assunto vale um livro, não um artigo. Mas o fato concreto é que não há programa de comunicação que funcione se as pessoas não estão afinadas com a missão da empresa. Impossível qualquer ação de comunicação eficaz quando a missão das pessoas não está alinhada com a missão da empresa.

Como para se comunicar basta abrir a boca, todo mundo acha que sabe se comunicar – mais do que isso, acha que entende de comunicação. Claro, um pouco todo mundo entende. Agora entender mesmo, pouquíssimas. Porque não basta ensinar em cursos de comunicação que "existe um receptor e um emissor", etc e tal. É importante explicar o be-a-bá da comunicação, mas não só isso, pelo amor de Deus. Muita gente, porém, ensina o be-a-bá como se aquilo fosse invenção superior a da roda. Entre estas pessoas, não conheço nenhuma que tenha, ao menos, se aproximado dos grandes gargalos de estrangulamento da comunicação dentro da empresa. Tenho visto muitas louváveis tentativas.

É que os problemas de comunicação não se resolvem somente com programas de comunicação. Muitos paradigmas comportamentais precisam ser transmutados para haver fluidez na comunicação, a matéria-prima mais valiosa das empresas de hoje e do próximo século. É preciso ir além da comunicação e ajustar os focos das pessoas que compõem a empresa.

Fluidez nas comunicações pode ser traduzida por relacionamentos saudáveis. Quanto mais a equipe estiver afinada com a missão e com as metas da empresa, mais a comunicação fluirá — e fluindo a comunicação, mais a empresa será competitiva. Mas como as empresas são compostas de pessoas, os problemas de comunicação nunca deixarão de existir. Ficarão, claro, cada vez mais sutis, sofisticados. O importante, portanto, é ter a consciência clara desse desafio permanente. E com a consciência despertada começar a perceber que por trás de muitas dificuldades existe apenas uma causa: a comunicação. E que as falhas na comunicação escondem, na maioria das vezes, sérios problemas de relacionamento, de desajuste de foco.

Como, no próximo século, a tendência é a do ser humano imperar cada vez mais absoluto dentro das empresas, os conflitos e as dificuldades

com a comunicação deverão crescer...em quantidade e também em sofisticação. A empresa que, contudo, equacionar e equalizar sua comunicação com competência e velocidade, ampliará seu poder no mercado. A comunicação, porém, como a qualidade, é um assunto que não terminará nunca dentro da empresa. Está e estará sempre em processo, como, aliás, a qualidade. As empresas já têm muita consciência do processo da qualidade, em contínuo aprimoramento. Precisam tomar consciência agora da comunicação.

* Miguel Angelo Filiage é jornalista, escritor e sócio-diretor da Com Ciência Comunicação e Desenvolvimento

 

ENC: Prof Ney Cautela - Artigo: 7 Regras do nunca para gestão de projetos

7 Regras do nunca para gestão de projetos by Max Gehringer

por Marcelo Bastos em 11 de Fevereiro de 2009 às 12:43 am

Pessoal,

 vejam só que coincidência : Domingo, eu publiquei as frases proibidas quando se trata de gestão de projetos. Segunda-feira é o dia das listas do mundo corporativo no comentário do Max Gehringer na rádio CBN e, na última segunda(09.02), ele listou as sete regras do nunca quando tratamos de gestão de projetos.

Antes de lista-las, Max comentou como eram os projetos em uma empresa que ele trabalhou. A maioria dos projetos não apresentava resultados, foi então que eles decidiram parar e verificar as causas desse fracasso. Perceberam que os projetos sofriam muitas mudanças no meio dos projetos (UFA! Achei que era só comigo) e os motivos dessas mudanças eram porque as pessoas mudavam de opinião várias vezes, se omitiam ou estavam mais interessadas em discutir com os outros membros da equipe, ou seja, o problema era de liderança.

Foi então que eles atribuiram um lider para cada projeto e criaram as sete regras do nunca para projetos(com meus comentários) :

- “Nunca peça exatamente a mesma coisa para duas pessoas” - > Vale lembrar a torre de babel nesse caso, ou seja, cada um vai entender de uma forma e a chance de não chegarem ao entendimento comum é muito alta;

- “Nunca acredite que uma pessoa que estudou mais que a outra, sabe mais que a outra” - > Formação a mais não significa sabedoria a mais. Já vi muita gente que apenas estava “cumprindo tabela” em sala de aula em MBA;

- “Nunca dê uma tarefa urgentíssima para um funcionário com tempo livre. Dê para um funcionário que esteja muito ocupado.” - > Quem está muito ocupado tem um senso muito maior de urgência;

- “Nunca acredite que um problema atingiu seu ponto máximo. Tudo sempre pode piorar.” - > O jogo só acaba quando termina, pois você pode levar um gol aos 46 do segundo tempo. Lei de murphy pura;

- ”Nunca acredite na opinião de quem não pode tomar decisão.” - > Essa acontece muito em projetos. Verifique sempre até onde vai a autonomia de quem está negociando com você no projeto;

- “Nunca delegue coisas que depois só você terá que explicar” - > Você delega tarefas, mas não responsabilidades. A responsabilidade final é sempre do lider;

- “Nunca tente convencer quando você pode mandar” - > Discordo um pouco. Acho que depende da situação, se bem que muitas vezes é necessário quando cada integrante do projeto quer tomar o seu próprio rumo;

Na minha opinião, o sucesso do lider a frente de um projeto depende muito das suas habilidades comportamentais e o nível de empowerment que ele recebe para tocar o projeto. Isso depende muito do tipo de estrutura organizacional que a empresa possui. Quanto mais funcional, menos poder tem o lider. Quanto mais matricial, mais poder ele possui.

O problema é que temos uma crise de falta de confiança muito grande dentro das empresas e o resultado disso é que as responsabilidades estão muito divididas e, quando isso ocorre, ninguém é responsável por nada.

Um abraço.

 

Marcelo Bastos

Ouça o comentário na integra do Max em http://cbn.globoradio.globo.com/comentaristas/max-gehringer/2009/02/09/AS-SETE-REGRAS-PARA-OS-PROJETOS-DAREM-CERTO.htm

 

 

Um mundo sem desafios: os riscos de

infelicidade da carreira "confortável"

Por: Karin Sato  -  InfoMoney

A certeza é uma necessidade do ser humano. Quem não quer garantia de que amanhã terá emprego e salário? Mas essa premissa se transforma em armadilha a partir do momento em que os profissionais criam uma zona de conforto e, ao mesmo tempo em que conseguem prever o futuro, se sentem infelizes. A explicação é do presidente da SBC (Sociedade Brasileira de Coaching), Villela da Matta.

Ele conta que oito em cada dez profissionais estão infelizes. Por conta de tanta infelicidade, as empresas necessitam operar com um número maior de funcionários do que realmente era necessário para se manterem competitivas.

O motivo é que gente desmotivada trabalha aquém de seu potencial. Não é só uma questão de produtividade, mas principalmente de qualidade e envolvimento. Para sobreviverem, as organizações necessitam de quem enxerga além e pensa de forma estratégica.

A falta de desafios

A necessidade da certeza afastou as pessoas dos desafios. Daí surgiu um paradoxo. Segundo Villela da Matta, a incerteza também é uma necessidade do ser humano. Sem ela, não é possível ser feliz!

Imagine um mundo no qual tudo é fácil: as pessoas não precisam estudar, uma vez que há ótimos empregos para todos, sem exceção. Os salários, as casas, os carros são todos iguais. E não há preocupações, porque o governo cuida de tudo, até mesmo paga salários extras para a população.

O que aconteceria se vivêssemos em um lugar assim? Sem objetivos a serem perseguidos, a vida ficaria sem graça! Acredite, o ser humano também não suporta muitas certezas!

O que a maioria das pessoas buscam, ainda que não notem? Desafios. O problema é que encarar desafios significa trilhar caminhos desconhecidos, o que envolve riscos. E então, dependendo da pessoa, a necessidade da certeza pode falar mais alto.

Escravo da certeza

Como é possível ser escravo da certeza e, ao mesmo tempo, necessitar de desafios para ser feliz? A vida é feita de escolhas. A necessidade da incerteza faz com que as pessoas cresçam e trilhem caminhos inimagináveis, cujo fim provável é o sucesso ou, no mínimo, a satisfação pessoal.

Empresários hoje admirados pelo público, por exemplo, não existiriam se não fosse a busca incessante por desafios. Quantas pessoas têm coragem de investir o dinheiro de toda uma vida ou o empréstimo obtido no banco, mesmo sabendo dos riscos de o negócio aberto não dar certo?

Por sua vez, a necessidade da certeza leva muitas pessoas a terem apenas um objetivo com relação ao trabalho: as férias. Conforme explica o presidente da Sociedade Brasileira de Coaching, existem três formas de lidar com as barreiras à realização profissional e pessoal:

Ignorando-as: o profissional se convence de que a situação não é tão ruim, sendo capaz de ficar anos a fio em uma mesma empresa, que não o agrada;

Responsabilizando fatores externos e as pessoas ao redor: "Neste caso, o profissional diz para si mesmo: não tenho dinheiro suficiente porque sou jovem; não cresço porque meu chefe não quer um rival; não consigo mudar de emprego porque a situação na minha área é crítica. É uma forma desesperadora de se enganar. Quem encara a vida dessa forma enfrentará todos os dias os mesmo problemas", diz da Matta.

Fazendo algo novo, para virar o jogo: trata-se da melhor maneira de enfrentar problemas. "É uma insanidade buscar coisas novas para sua vida fazendo sempre o mesmo", adverte o especialista. "Nos caminhos que envolvem riscos, não existem erros, apenas aprendizados", garante.

Como não ser refém de sua zona de conforto?

Segundo o presidente da SBC, para fugir da zona de conforto, as pessoas precisam ter objetivos de vida. Mas atenção: não estamos falando de desejos como "quero comprar uma Ferrari".

Além disso, é importante estabelecer uma data para que a meta seja atingida, bem como os meios para tal.

No entanto, saiba que, para fazer algo grandioso, é preciso mudar a partir de agora, trabalhando as limitações. "Poucas pessoas entendem que, para mudar algo em suas vidas, precisam fazer coisas diferentes e ser alguém diferente desde já. A maioria diz: na segunda-feira, eu começo a dieta; ou quando eu terminar a faculdade, tentarei viajar para aquele lugar que sempre quis conhecer".

Para mudar, por sua vez, o especialista recomenda que a pessoa cultive crenças fortalecedoras, tais como "Eu sou responsável pelo meu mundo" e "Eu crio meus próprios caminhos". Acreditar que cada um é responsável por sua vida e felicidade é o primeiro passo. Confira as dicas de Villela da Matta para enfrentar desafios e sair da zona de conforto:

• Saiba quais são seus objetivos de vida;
• Acredite que você é o único responsável por sua vida;
• Convença-se de que não existem erros, apenas aprendizados. "Se analisar a biografia das pessoas mais bem-sucedidas do mundo, perceberá que elas erraram muito mais do que acertaram", diz da Matta;
• Aprenda a dar tempo ao tempo;
• Ao realizar seu planejamento de carreira, não superestime o que pode fazer em um ano, mas também não subestime o que pode conseguir em cinco;
• Não existe milagre. É necessário entrar em ação constantemente, todos os dias;
• Aprenda que tudo na vida tem um preço e pague o preço que for necessário.