Mudanças de Escopo: responsabilidade e aprovação

 

Fazer Com Que Todos Sejam Responsáveis pelo Processo de Gerenciamento das Mudanças do Escopo Muitos processos de gerenciamento do escopo funcionam bem ao nível do Gerente do Projeto, mas são comprometidos pelos membros da equipe. Se o Gerente do Projeto reforçar com diligência as regras de mudanças do escopo, o cliente poderá tentar se dirigir diretamente aos membros da equipe para realizar as mudanças. Por exemplo, quando um relatório (pré-definido e acordado pelo cliente) é entregue para revisão, o cliente poderá pedir um segundo relatório para fornecer mais claridade. O membro da equipe poderá concordar com esse trabalho extra (que mostra o “foco no cliente”). O problema é que a atividade é muito demorada, ou os recursos que poderiam ter sido empregados em outro trabalho com alta prioridade, foram absorvidos em atividades que estavam fora do escopo. A questão é que todos necessitam ser considerados responsáveis pelo processo de gerenciamento do escopo. Os membros da equipe devem compreender o processo e porque o mesmo é importante. A comunidade do cliente deve compreender o processo e a sua importância. Não considere estes procedimentos como sendo de interesse somente do Gerente do Projeto e do Patrocinador. Certifique-se de comunicar os procedimentos a toda a equipe, incluindo o cliente. Quando os clientes requisitarem mudanças do escopo diretamente aos membros da equipe, o gerente do projeto deve chamar a atenção do gerente do cliente ou do Patrocinador. Quando os membros da equipe se comprometer com o trabalho que está fora do escopo, lide com isso imediatamente. A primeira vez, isso poderá ser considerado como uma questão de treinamento. Na próxima vez será um problema de desempenho. Assegurar-se que Somente o Patrocinador possa Aprovar Mudanças e Não os Usuários e os Gerentes do Cliente Um problema típico em um projeto é que a equipe não compreende qual é o papel (em relação ao Gerenciamento de Mudanças do escopo) do patrocinador, do cliente e dos usuários finais. Em geral, o Patrocinador do Projeto é a pessoa que está financiando o Projeto. Se for somente um cliente, ele deverá ser o Patrocinador do Projeto. Provavelmente eles estão no topo da organização e não são fáceis de serem vistos de forma cotidiana. Na maioria dos casos, o patrocinador designa outra pessoa em sua organização para tomar a maioria das decisões no dia-a-dia. As pessoas com quem a equipe do projeto tende a trabalhar são freqüentemente usuários finais. Usuários finais são as pessoas que utilizam as soluções que o projeto está construindo. Os usuários finais são, normalmente, aqueles que fazem requisições de mudanças do escopo do projeto. Não importa quão importante seja a mudança para um usuário final - os usuários finais não podem tomar decisões sobre mudanças do Escopo e não podem dar a aprovação a sua equipe para fazer mudanças do mesmo. No processo apropriado de gerenciamento de mudanças do escopo, o patrocinador (ou designado) deve dar a aprovação. Os usuários finais podem solicitar mudanças do escopo do projeto, mas não podem aprová-las. Os usuários finais não podem alocar fundos adicionais para cobrir as mudanças e não sabem se o impacto no projeto será aceitável. Se a mudança for importante o suficiente para o Patrocinador, ele aprovará a mudança, juntamente com o seu orçamento e prazo. Se a mudança não for suficientemente importante, a mesma não será aprovada. Por tanto, será o Patrocinador quem tomará a decisão, e não o Gerente de Projeto, os gerentes do cliente, os membros da equipe ou os usuários finais. Para Projetos Grandes ou que Envolvem Múltiplos Departamentos, Utilize um Comitê de Controle de Mudanças Às vezes, em projetos muito grandes, o patrocinador do projeto não se sente confortável para tomar decisões sozinho sobre as mudanças do escopo. Esse poderá ser o caso, se o efeito da mudança impactar outras organizações. Também, poderá ser o caso que múltiplas organizações estejam envolvidas, ou contribuindo com fundos para o projeto e desejam fazer algum comentário ao avaliar as requisições de mudanças do escopo. Para estes casos, um grupo de pessoas poderá ser necessário para manejar o processo de aprovação de mudanças do escopo. Um nome comum dado a esse grupo é "Comitê de Controle de Mudanças". Se existir um comitê, poderá ser mais difícil trabalhar. Contudo, o processo geral de gerenciamento da mudança do escopo não necessita mudar dramaticamente. Por exemplo, ainda há um documento que inicia a requisição de mudança do escopo. A equipe do projeto precisa determinar o impacto e o custo para o projeto. O comitê deve avaliar o impacto, o valor em termos de benefícios, o custo, o sincronismo do projeto, etc. e então determinar se a requisição será aceita ou não. Os procedimentos de mudanças do escopo devem ser mais sofisticados para o comitê. Por exemplo, você necessita esclarecer quem está no Comitê, com que freqüências se encontrarão, como serão notificados em casos de emergências, como tomarão as decisões (consenso, maioria, unanimidade, etc.) e como o trabalho excedente será pago, etc.

 

 

Washington Grimas